Zeitmanagement: Wie planst du deine Zeit?

Zeitmanagement

Langsam steuern wir auf die Mitte des Jahres zu. Bald ist Halbzeit. Was hattest du im vergangenen halben Jahr für Ziele? Was hast du erreicht? Was ist liegen geblieben? Was muss unbedingt bis zu den Sommerferien noch erledigt werden? Was hast du für Ziele für die zweite Jahreshälfte? Fühlst du dich bei solchen Fragen unwohl? Lösen sie sogar Stress aus? Viele von uns leben in einem hektischen Alltag. Eine Deadline jagt die andere und die Zeit scheint uns davonzurennen. Was kann dagegen unternommen werden? Wie gelingt es dir, deine Zeit so einzuplanen, dass du für alles Zeit hast?
In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit dem Zeitmanagement. Bereits Goethe erkannte, welche Bedeutung dem Zeitmanagement zugeschrieben werden kann:

«Der Mensch kann Unglaubliches leisten, wenn er die Zeit einzuteilen und recht zu benutzen weiss.»
- J.W. von Goethe -

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement wurde bereits von vielen Autorinnen und Autoren definiert. Dabei werden mal mehr und mal weniger Aspekte in die Definition miteinbezogen. Grundsätzlich versteht man darunter eine optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit. Dies sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Es geht also darum, anstehende Aufgaben und Termine so gut wie möglich zu planen, zu koordinieren und umzusetzen. Kurz gesagt: Wenn du versuchst die Zeit optimal zu nutzen, um gewünschte Ergebnisse zu erzielen, dann betreibst du Zeitmanagement. Jede und jeder von uns hat gleich viel Zeit. Jeder Tag hat 24 Stunden und daran kann niemand etwas ändern. Wir können also nicht unsere absolute Zeit managen sondern lediglich die Aktivitäten innerhalb von bestimmten Zeiträumen. Wie jemand seine Tätigkeiten plant, koordiniert und umsetzt, ist individuell. Tools wie To-Do-Listen werden oft mit Zeitmanagement in Verbindung gebracht. Solche Tools können uns helfen, unsere Zeit so einzuplanen, dass wir sie effizient nutzen können.
Spricht man über Zeitmanagement ist es wichtig, auch dem Selbstmanagement eine gewisse Beachtung zu schenken. Wie es der Begriff schon sagt, wird dabei das eigene Selbst gemanagt. Selbstmanagement umfasst das Planen und Organisieren des eigenen Lebens, wobei eigene Fähigkeiten und Kenntnisse optimal eingesetzt werden. Eine Technik des Selbstmanagements ist die Zielsetzung und da wir beim Zeitmanagement unsere Zeit auf eine effiziente Art und Weise einsetzen möchten, um unsere Ziele zu erreichen, kann das Selbstmanagement als eine Art Basis für ein gutes Zeitmanagement angesehen werden. Nun aber wieder zurück zum Zeitmanagement.

Was nützt mir ein gutes Zeitmanagement?

Ein Review aus dem Jahr 2007 konnte aufzeigen, dass es zwischen Zeitmanagementverhaltensweisen und der Arbeitszufriedenheit einen positiven Zusammenhang gibt. Das bedeutet, dass du mit deiner Arbeit zufriedener bist, wenn du deine Zeit optimal dafür einplanst und sie dementsprechend nutzt. Ebenfalls ein positiver Zusammenhang konnte zwischen der wahrgenommenen Zeitkontrolle und der Gesundheit gefunden werden. Zudem ist das Zeitmanagement negativ mit Stress assoziiert. Einen Einfluss auf die Leistung konnte in diesem Review nicht gefunden werden, allerdings zeigte ein anderes Review eine heterogene Befundlage (sowohl positive als auch negative Befunde oder gar keine Zusammenhänge). Eine weitere Übersichtarbeit stellte ebenfalls positive Effekte von Zeitmanagement fest. So ist Zeitmanagement mit einem stärkeren Zielbewusstsein, einem höheren Selbstwertgefühl, mit Optimismus und einer besseren Gesundheit verbunden. Personen scheinen bei einem guten Zeitmanagement geringeren psychologischen Stress, weniger Angst und Hoffnungslosigkeit zu empfinden. Hier soll angemerkt werden, dass die einbezogenen Studien zum Teil schon etwas älter sind und dass die Studienbasis gering ausfällt. Dies macht eine Zusammenfassung der Effekte schwierig.

Wofür sind Ziele gut?

Was für Ziele hast du in deinem Leben? Sind diese beruflich, privat oder beides? Bestimmt fallen dir einige Ergebnisse ein, die du irgendwann mal erreichen möchtest. Wie gehst du vor, um jene Ziele zu erreichen? Was unternimmst du dafür?
Ziele beeinflussen unser Handeln wesentlich. Sie können uns motivieren an Aufgaben dran zu bleiben und steuern den Einsatz unserer Fertigkeiten und Fähigkeiten. Die Zielsetzung stellt nebst dem Planen einen zentralen Bestandteil von Zeit- und Selbstmanagement dar. Die Forschung konnte nachweisen, dass Personen mit gesetzten Zielen ihre Leistungsfähigkeit nicht nur selbst besser einschätzten, sondern dass ihre Leistung tatsächlich besser war. Trotz gesetzten Zielen, erreichen wir sie nicht immer. Hast du dir auch schon ein Ziel gesetzt, welches du nicht erreicht hast? An was könnte dies gelegen haben? War dein Ziel möglicherweise zu unspezifisch? War es überhaupt dein Ziel oder wollte jemand aus deinem Umfeld, dass du dir dieses Ziel setzt? Um die Wahrscheinlichkeit einer Zielerreichung zu erhöhen, empfiehlt es sich, Ziele anhand der SMART-Formel zu formulieren. Wie diese funktioniert, kannst du hier nachlesen. Die SMART-Formel zählt übrigens zu den Zeitmanagement-Techniken.

Zeitfresser

Wenn wir von optimaler Zeitnutzung sprechen, ist es auch wichtig zu wissen, was uns davon abhält unsere Zeit möglichst effizient zu nutzen. Was lenkt dich ab? Was sind deine Zeitfresser? Versuch mal in deinem Alltag darauf zu achten, welche Dinge dich ablenken. Im Berufsalltag können uns viele unterschiedliche Faktoren von unserer Arbeit ablenken und dazu führen, dass wir vor einer Deadline ständig unter Druck geraten und Überstunden leisten müssen. Autorinnen und Autoren listen folgende Störquellen auf, die meist unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen:

• Besprechungen und Konferenzen
• Überflüssiger Kleinkram
• Besucherinnen und Besucher
• Mangelnde Delegation
• Unnötige Telefonate / Video-Calls
• Fehlende Zielsetzung
• Mangelnde Prioritätensetzung
• Unentschlossenheit
• Perfektionismus
• Zu viel auf einmal beginnen
• Unklare Verantwortlichkeiten
• Nicht «Nein» sagen können
• Fehlende Kommunikation oder Information
• Hektik
• Fehlende Kontrolle über Fortschritte der Arbeit

Natürlich ist die Liste nicht vollständig. Bestimmt kommen dir weitere Dinge in den Sinn (z.B. Nutzung des Smartphones, Lesen von Nachrichten). Aus diesen Faktoren lassen sich bereits einige Ideen ableiten, wie man seine Zeit effizienter für seine Arbeit einsetzen kann. Welche von diesen genannten Punkten kennst du selbst? Wie kannst du sie angehen und verändern?

Zeitmanagement-Strategien

Nun möchten wir dir zwei Strategien vorstellen, mit welchen du dein Zeitmanagement optimieren kannst. Nebst diesen Strategien kannst du Übungen durchführen, um dich mit deinem Zeitmanagement auseinanderzusetzen und zu verbessern. Du findest einige Übungen weiter unten in diesem Beitrag.

ABC-Analyse
Durch diese Analyse kannst du dir ein klares Bild der Ist-Situation verschaffen. Zudem dient sie vor allem dazu Prioritäten zu setzen.
Bevor du Prioritäten setzen kannst, ist es notwendig alle deine anstehenden Aufgaben zu kennen. Notiere dir die Aufgaben auf ein Papier oder in ein digitales Dokument. Nachdem du die Liste erstellt hast, geht es darum sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten. Dabei ergeben sich drei Kategorien:

• A: A-Aufgaben sind wichtig und dringend (machen ca. 65% aus)
• B: B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig aber nicht besonders dringend (ca. 20%)
• C: C-Aufgaben sind weniger wichtig und meist Kleinkram und/oder Routine (ca. 15%)

Was geschieht nach der Zuteilung? Nun wird deine Analyse in Handeln umgesetzt und zwar sollen alle A-Aufgaben zuerst erledigt werden. Erst dann folgen die B-Aufgaben. Falls möglich solltest du B-Aufgaben an andere delegieren. Überprüfe von Zeit zu Zeit, ob sich gewisse B-Aufgaben nicht bereits zu A-Aufgaben verändert haben, da sie an Dringlichkeit zugenommen haben. C-Aufgaben sollen immer möglichst innerhalb von kurzer Zeit und effizient erledigt werden. Achte ebenfalls darauf, ob sich mit der Zeit eine Aufgabe herunterstuft. Nicht alle Aufgaben werden mit der Zeit dringlicher und/oder wichtiger. Anhand dieser Einstufung / Priorisierung erkennst du, welche Aufgaben nicht so wichtig und dringend sind. Lass solche Dinge ohne schlechtes Gewissen ein wenig liegen und konzentriere dich auf deine A-Aufgaben.

Die ABC-Analyse lässt sich schnell und unkompliziert anwenden und wenn du sie konsequent umsetzt, hilft sie dir Stress zu vermeiden. Diese Methode eignet sich eher für die Planung eines Tages. Wenn du längerfristig planen möchtest, dann eignet sich die Eisenhower-Matrix besser. Diese kannst du auch gut in deinem Alltag anwenden.

ALPEN-Methode

Übungen

Zeitwahrnehmung
Bist du jemand der die Zeit über- oder unterschätzt? Wie empfindest du den Umgang mit der Zeit? Mit der Zeitwahrnehmungsübung kannst du es herausfinden. Schreibe dir dafür auf, wie viel Zeit du für alle Aktivitäten in einer gewöhnlichen Woche brauchst. Dafür sollst du die Zeit schätzen und nicht nachrechnen. Beginne frühmorgens und schätze die Zeit fürs Aufstehen, Körperhygiene, Frühstücken usw. Wie viel Zeit meinst du pro Woche für die einzelnen Aktivitäten zu brauchen? Vergiss nicht die Stunden, die du mit schlafen verbringst, ebenfalls zu notieren. Auch Fahrzeiten zur Arbeit oder zum Sport sollen geschätzt werden. Summiere am Schluss deine Stunden auf.

Fertig? Gut dann lösen wir nun auf. Unsere Woche hat 168 Stunden. Hast du einen tieferen Wert geschätzt, hast du entweder nicht alle Tätigkeiten aufgeschrieben oder du empfindest viele deiner Aktivitäten als angenehm. Wenn du um einige Stunden über den 168 liegst, kann es sein, dass du dich gestresst fühlst.

Zeit zum «Chillen»
Ist dir bewusst was du den ganzen Tag so treibst? Mit welchen Aktivitäten beschäftigst du dich? Versuche mal zu berechnen, wie viel Zeit dir pro Woche zum «chillen» bleibt. Berücksichtige dabei, dass du auch Tätigkeiten wie Einkaufen, Haushalten, Arbeiten, Schlafen, Fahrzeiten, usw. abrechnen musst. Was bleibt übrig?

Zeitprotokoll
Erstelle einen Wochenplan, indem du alle Tätigkeiten (sowohl beruflich als auch privat) von morgens bis abends auflistest und dir die Zeit, die du dafür verwenden möchtest, dazu notierst. Lege den Plan beiseite und erstelle für diese geplante Woche ein Zeitprotokoll. Schreibe dir also jeden Tag die Tätigkeiten, die du tatsächlich ausführst, und die dafür benötigte Zeit, auf. Anschliessend kannst du deine Planung und dein Zeitprotokoll miteinander vergleichen. Was stellst du fest? Wie unterscheiden sich dein Wunsch und die Wirklichkeit? Wo kannst du Veränderungen vornehmen, um deine Zeit optimaler einzusetzen?

Wochenplanung
Das Planen der bevorstehenden Woche (oder des bevorstehenden Tages) beansprucht Zeit. Diese Zeit lohnt sich jedoch allemal, da es uns viel Aufwand erspart und unsere Arbeitsergebnisse verbessert. Wenn du lieber den aktuellen Tag oder den kommenden Tag planst (anstelle von einer ganzen Woche) dann nimm dir dafür nicht länger als 5 bis 15 Minuten Zeit. Dies sollte genügen. Wenn du eine ganze Woche planen möchtest, brauchst du etwas mehr Zeit. Achte darauf, dass du nur ca. 60 Prozent deiner Zeit verplanst. Es sollten ungefähr 40 Prozent für unvorhersehbare Aufgaben übrigbleiben. Was möchtest du in der kommenden Woche erreichen? Was ist realistisch? Was ist letzte Woche liegengeblieben? Setze dir Wochenziele. Am Ende der Woche kannst du überprüfen, ob du deine Ziele erreicht hast. Ziehe Bilanz, wie viel Zeit du benötigt hast und ob dies mit deiner Planung übereinstimmt. Woran könnte es gelegen haben, wenn du ein Ziel nicht erreicht hast? Was kannst du ändern? Plane deine nächste Woche aufgrund deiner neu gewonnenen Erkenntnisse.

Merke dir, dass der Umgang mit der Zeit (z.B. optimale Planung) keine einfache Sache ist. Mit Übung kannst du es jedoch schaffen, dein Zeitmanagement zu verbessern.

Fazit & Tipps

• Zeitmanagement bedeutet, dass du Entscheidungen treffen musst. Welche Aufgaben sind dringend und haben Priorität? Was kann warten? Was kannst du jemandem übergeben? Zu was sagst du nein?
• Es ist völlig normal, dass du an einem Tag nicht immer so viel erreichst, wie du gerne möchtest. Überlege dir, ob du in solchen Fällen nicht zu viel geplant hast? Sind deine Wünsche und Ziele realistisch?
• Zeitmanagementtechniken und Übungen helfen dir, deine Zeit besser zu planen und zu nutzen.
• Bist du ein Morgenmensch? Oder kannst dich später am Tag besser konzentrieren? Der durchschnittliche Biorhythmus zeigt, dass die meisten Menschen am Vormittag die höchste Leistung erbringen können. Nach dem Mittag folgt meist ein Tief gefolgt von einem erneuten Zwischentief und einem Zwischenhoch. Wenn du deine individuelle Leistungskurve kennst, lohnt es sich deine Aufgaben daran anzupassen. Plane wichtige und dringende Aufgaben zu Zeiten in welchen du am leistungsfähigsten bist.
• Nicht jede Sekunde deines Tages muss mit Aufgaben oder Aktivitäten verplant sein. Aufgaben dürfen auch mal liegen bleiben und Zeit zum Entspannen soll ebenfalls nicht zu kurz kommen.
• Pausen und Belohnungen sind genauso wichtig für deine Leistung wie das Setzen und Arbeiten an konkreten Zielen. Es ist unmöglich, dass du dich stundenlang konzentrieren kannst, deshalb fördern kurze Pausen zwischendurch deine Produktivität. Hast du eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen, darfst du dir auch eine Belohnung gönnen. Eingeplante Pausen gehören zu einem guten Zeitmanagement. Vergiss nie: Mach’ mal Pause!

Referenzen
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